La facture dématérialisée est un document qui passe d’un format papier à un format numérique. L’ensemble du processus, depuis l’édition de la facture jusqu’à son archivage électronique, ne nécessite aucun document papier et aucune intervention manuelle.
Les grandes entreprises doivent débuter le processus de dématérialisation des factures d’ici janvier 2024 alors que les petites et moyennes entités ont jusqu’au 1er janvier 2026.
Afin qu’elles soient conformes aux exigences légales et à la réglementation fiscale, voici 5 conseils pour que les entreprises réussissent correctement la dématérialisation des factures.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Considérée comme un atout pour les entreprises, la dématérialisation des factures consiste à transformer les documents papier en des factures au format électronique.
La transformation numérique d’une entreprise doit passer par la dématérialisation de la facture. Cela permet de grandes économies en termes de fournitures papier et consommables, mais également de traçabilité et transparence.
Que ce soit pour des factures clients ou fournisseurs, la facture électronique permet aux entreprises de gagner en professionnalisme tout en optimisant leurs coûts de fonctionnement et leur productivité.
5 Conseils pour conduire une dématérialisation efficace des factures
Afin d’obtenir des résultats performants de votre démarche de dématérialisation des factures, il faut établir une vraie méthode. Voici 5 conseils :
Conseil n° 1 : établir un audit de la gestion des factures
Pour envisager une dématérialisation performante des factures, il est primordial pour votre entreprise d’effectuer dans un premier temps un état des lieux de son poste comptabilité et financier.
En effet, il s’agit de voir si le processus de facturation d’une entreprise est en adéquation avec ce que demande la loi dans le décret n°2022-1299 et l’arrêté du 7 octobre 2022. À ce sujet, un calendrier s’étalant du 1er janvier 2024 au 1er janvier 2026 a été mis en place pour que toutes les entreprises adoptent la facture électronique.
Conseil n° 2 : mettre en conformité les modèles de facture
Comme pour une facture papier, une facture électronique doit comporter des mentions obligatoires. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez définir la mise en forme de vos factures conformément aux législations commerciales et fiscales européennes.
Afin d’assurer l’interopérabilité entre les différentes solutions de factures électroniques, les factures doivent indiquer entre autres, les mentions suivantes :
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Le numéro SIREN de votre société ;
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L’adresse de livraison si différente de l’adresse de facturation ;
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La nature des opérations donnant lieu à facturation ;
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La mention d’une option pour le paiement de la taxe d’après les débits.
Bon à savoir :
Les obligations à respecter afin de conférer une valeur légale aux factures dématérialisées sont les suivantes :
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Lisibilité des informations sur la facture,
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Verrouillage du contenu,
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Authenticité grâce à la signature électronique,
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Conserver les documents et les factures électroniques dans un coffre-fort électronique
Conseil n° 3 : tester le projet
Il est recommandé à toutes entreprises de tester la facture électronique sur un échantillon de partenaires commerciaux afin de maîtriser le déploiement de la dématérialisation des factures.
Cette étape vous permet de corriger le tir si nécessaire en apportant des corrections au format EDI. Tester l’intégrité du système d’information mis en place permet aussi aux entreprises de se lancer de manière plus sereine.
Conseil n° 4 : choisir un prestataire de confiance
Le choix du bon prestataire est primordial. C’est lui qui va conseiller et accompagner l’entreprise dans son projet de dématérialisation des factures. Il est donc important d’établir en amont les besoins et les objectifs en matière de dématérialisation des factures et de s’assurer que le prestataire les ait bien compris et assimilés.
L’entreprise doit être vigilante dans son choix puisque le prestataire aura accès à des données confidentielles qui peuvent mettre en péril les relations entre le client et ses fournisseurs si elles sont utilisées à des fins frauduleuses.
Bon à savoir
L’édition et la transmission des factures électroniques doivent se faire à partir des logiciels de facturation certifiés tout en assurant un accès authentifié des différents utilisateurs.
Aussi, il faut savoir que la mise en place de l’e-facture implique l’intégration d’un système de génération de signature électronique.
Il est donc fortement conseillé aux entreprises de :
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Lire les avis clients ;
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Faire jouer le bouche-à-oreille ;
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Se renseigner sur la réputation du prestataire.
Faites-vous une idée claire sur le prestataire avant de lui confier votre projet de dématérialisation des factures.
Conseil n° 5 : former vos collaborateurs
Dès qu’une entreprise décide de se lancer dans un projet de dématérialisation des factures, elle doit en parler à ses collaborateurs, répondre à leurs questions et les rassurer.
Le prestataire a un rôle crucial et peut intervenir pour calmer les craintes et inquiétudes de certains collaborateurs qui n’adhèrent pas au projet.
L’accompagnement des collaborateurs se fait tout au long du déploiement de l’étude avec des kits ou des documents mis à leur disposition leur permettant de comprendre tout le processus.
